Oprócz omówionej w części 1 artykułu formy zwykłej pisemnej istnieją inne, tzw. kwalifikowane, czyli szczególne, wyróżnione na tej zasadzie, że do ich dokonania konieczne są inne, niż tylko własnoręczny podpis, elementy.

Forma pisemna z datą pewną

Dla ważności albo wystąpienia pewnych skutków niektórych umów prawo wymaga urzędowego poświadczenia daty. Zachowanie tej formy ma na celu urzędowe stwierdzenie, że dokument istniał w chwili poświadczenia daty, a więc umowa zawarta w jego treści została zawarta. Kodeks cywilny  reguluje tą kwestię w art. 81 K.C.:

„§ 1. Jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nie uczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej (data pewna)".

Takie poświadczenie urzędowe daty ma zatem na celu autorytatywne stwierdzenie w jakim momencie czynność została dokonana.

Przykładem jest art. 329 § 1 K.C., wg którego umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną.

§ 1. Do ustanowienia zastawu na prawie stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu tego prawa. Jednakże umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy.

Także sprzedaż rzeczy z zastrzeżeniem własności na rzecz kupującego powinna mieć datę pewną, jeśli zastrzeżenie własności ma być skuteczne względem wierzycieli kupującego: art. 590 § 1 K.C.:

„Jeżeli rzecz zostaje kupującemu wydana, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Jest ono skuteczne względem wierzycieli kupującego, jeżeli pismo ma datę pewną".

Taka forma zawierania umów jest częsta przy umowie najmu na czas określony, zwłaszcza przy umowach dotyczących powierzchni handlowej lub produkcyjnej. Zachowanie jej jest istotne dla najemcy, gdyż w przypadku sprzedaży wynajmowanego obiektu, nowy właściciel nie będzie miał prawa do wypowiedzenia umowy najmu, tak jak to ma miejsce w przypadku umów nie opatrzonych urzędowym poświadczeniem daty.

Art. 678. [Zbycie rzeczy najętej w czasie trwania najmu]

§ 1. W razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy; może jednak wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia.

§ 2. Powyższe uprawnienie do wypowiedzenia najmu nie przysługuje nabywcy, jeżeli umowa najmu była zawarta na czas oznaczony z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana.

W praktyce bankowej dość często stosowana jest umowa rachunku powierniczego z datą pewną. Wówczas, w razie wszczęcia postępowania egzekucyjnego przeciwko posiadaczowi rachunku powierniczego, środki znajdujące się na rachunku nie podlegają zajęciu. W przypadku ogłoszenia upadłości posiadacza rachunku powierniczego środki pieniężne znajdujące się na tym rachunku podlegają wyłączeniu z masy upadłości, a w przypadku śmierci posiadacza rachunku powierniczego zgromadzone na tym rachunku kwoty nie wchodzą do spadku po posiadaczu rachunku.

Data pewna ma również istotne znaczenie w odniesieniu do powierniczych czynności prawnych takich, jak przewłaszczenie na zabezpieczenie, cesja dla zabezpieczenia oraz indos powierniczy, jeśli zdarzy się, że zostanie ogłoszona upadłość dłużnika, który udzielił tego rodzaju zabezpieczeń. Zgodnie z art. 101 ust. 2 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze[1], umowa przeniesienia własności rzeczy, wierzytelności lub innego prawa zawarta w celu zabezpieczenia wierzytelności jest skuteczna wobec masy upadłości, jeżeli została zawarta w formie pisemnej z datą pewną.

Zgodnie z ustawą o obrocie instrumentami finansowymi[2] umowa z datą pewną może posłużyć do wyłączenia odpowiedzialności z tytułu wykorzystania informacji poufnej. Art. 156 ust. 7 pkt 4 tej ustawy stanowi, że nie stanowi wykorzystywania informacji poufnej dokonywanie transakcji stanowiącej wykonanie umowy zobowiązującej do zbycia lub nabycia instrumentów finansowych, zawartej na piśmie z datą pewną przed uzyskaniem informacji poufnej.

Urzędowego poświadczenia daty dokonuje zwykle notariusz (art. 99 prNot)[3]. Taki sam skutek, zgodnie z art. 81 § 2 K.C. wywołuje stwierdzenie dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędo­wym lub umieszczenie na dokumencie jakiej­kolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ samorządu terytorialne­go albo notariusza.

W razie śmierci jednej z osób podpisanych na dokumencie datę złożenia przez tę osobę podpisu na dokumencie uważa się za pewną od daty śmierci tej osoby.

Jak widać, jest to forma przydatna i szeroko stosowana, a jej zastosowanie ma doniosłe konsekwencje.

FORMA PISEMNA Z POŚWIADCZENIEM PODPISU

Ponieważ istnieje ryzyko, że osoba, która złożyła podpis (na którą ów podpis wskazuje), zaprzeczy, że miało to miejsce oraz, że umowa czy inna czynność prawna wyrażona w dokumencie, została dokonana (zawarta), stosuje się formę pisemną z urzędowym poświadczeniem podpisu.

Polega ona na tym, że notariusz lub odpowiedni powołany do tego organ zamieszcza na dokumencie klauzulę stwierdzającą własnoręczność podpisu złożonego przez wskazaną w tej klau­zuli osobę.

Zgodnie z art. 101 ustawy Prawo o notariacie oraz rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki[4]. Rozporządzenie to upoważnia do poświadczania własnoręczności podpisu wyłącznie wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) w tych miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej oraz jedynie na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji, jak również na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie.

Ponadto, są również oni upoważnieni do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Rozporządzenie to nie przewiduje upoważnienia dla innych organów (np. starosty, marszałka województwa, wojewody) ani w innych kategoriach spraw niż wyżej wymienione. Poświadczenie własnoręczności podpisu sporządzone na podstawie tego rozporządzenia wywołuje takie same skutki, jak gdyby poświadczenia dokonywał notariusz.

Urzędowe poświadczenie własnoręczności podpisu w innych przypadkach jest możliwe jedynie na podstawie nielicznych przepisów szczególnych[5].

Zgodnie z art. 79 K.C, wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa ma obowiązek poświadczyć podpis innej osoby, która podpisze się zamiast składającego oświadczenie woli, który nie może pisać, lecz może czytać, co zachowuje formę pisemną takiego oświadczenia.

W myśl art. 951 K.C., wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa, sekretarz powiatu lub gminy albo kierownik urzędu stanu cywilnego ma obowiązek przyjąć ustny testament i sporządzić protokół, który powinien być podpisany przez spadkodawcę oraz wymienionego na wstępie przyjmującego testament.

Także, według art. 75¹ § 1 kc. § 1. zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Takie pismo zastępuje formę z datą pewną, ponieważ potwierdzając własnoręczność podpisu notariusz, czy odpowiedni organ zobowiązany jest jednocześnie podać datę dokonywanej czynności.

AKT NOTARIALNY

Wyjątkowy, szczególnie uprzywilejowany charakter ma forma notarialna. Ze względu na fakt, iż sporządza się ją przed notariuszem, będącym osobą zaufania publicznego, odpowiada przesłankom każdej innej formy i zastępuje każdą inną formę[6].

Polega na tym, że notariusz spisuje treść poda­wanych mu do wiadomości oświadczeń stron, współuczestniczy w redago­waniu dokumentu, odczytuje go stronom i wraz z nimi podpisuje (art. 92-94 PrNot). Co ważne, oryginały tych aktów zostają w biurze notarialnym, gdzie są przechowywane, natomiast strony dostają wypisy, podpisane i opatrzone pieczęcią przez notariusza.

Taki dokument na walor dokumentu oryginalnego. Warto wiedzieć, że przedkładając taki dokument gdziekolwiek, nikt nie może go zakwestionować. Ma on i datę pewną i poświadczenie podpisu. Z tego powodu z powodzeniem zastępuje dwie omówione wcześniej formy kwalifikowane umów.

Ostatnia z kwalifikowanych form - elektroniczna - zostanie omówiona osobno. To forma szczególnie zyskująca współcześnie na popularności i znaczeniu. Warto poświęcić jej więcej miejsca i czasu.

[1] Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze, Dz.U. 2003 Nr 60 poz. 535 z późn. zm.

[2] Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, Dz. U. nr 183 z 2005 poz. 1538 z późn. zm.

[3] Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, Dz.U. 2002 Nr 42 poz. 369 tekst jedn.Dz.U.2008.189.1158.

[4] Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki[4] (Dz. U. Nr 27, poz. 185).

[5] Zob. więcej bardzo interesujący blog M. Róg, Własnoręczność podpisu, http://blog.mrog.org/289/wlasnorecznosc-podpisu.

[6] S. Dmowski [red.], Komentarz do Kodeksu cywilnego. Księga I, część ogólna, Wyd. LexisNexis, Warszawa 2003, s. 300 i nast.

Autor: Magdalena Katana