Różnorodność rodzajów umów oraz stan dzisiejszej technologii, zwłaszcza pojawienie się  i postępujący rozwój nowoczesnych technik komunikowania się na odległość przy użyciu elektronicznych nośników informacji oraz przekazywaniu ich pocztą elektroniczną, sprawiają, że tradycyjne myślenie o formie (a także o sposobie zawierania) umów przestało odpowiadać wymaganiom, jakie w tej kwestii stawia współczesna cywilizacja.

Prawo na bieżąco musi uwzględniać nowe rozwiązania albo przez objęcie ich regulacją, bądź odpowiednią ich modyfikację.

Wydawałoby się, że wyjaśnienie zagadnienia związanego z formą umowy nie powinno nastręczać większych trudności, jednak jest to materia wymagająca specjalistycznego niejednokrotnie słownictwa i odwołania do uregulowań dotyczących formy czynności prawnych w ogóle.

W niniejszym artykule kwestie formy umowy zostały przedstawione, mam nadzieję, w możliwie najprostszy sposób bez zbędnego prawniczego żargonu.

FORMA UMOWY JAKO CZYNNOŚCI PRAWNEJ

Jak zostało ustalone w jednym z poprzednich artykułów, umowa jest czynnością prawną, zgodnym porozumieniem dwóch lub więcej stron, ustalającym ich wzajemne prawa lub obowiązki. Polega ona na złożeniu dwóch lub więcej zgodnych oświadczeń woli zmierzających do powstania, uchylenia lub zmiany uprawnień i obowiązków podmiotów je składających[1].

Takie oświadczenie woli musi być w jakiś sposób wyrażone. Polskie prawo cywilne uznaje, że jeśli ustawa nie stanowi inaczej, forma czynności nie ma znaczenia. Ta zasada swobody formy czynności prawnej wyrażona została w art. 60 K.C.

„Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli)".

Wspomniana dowolność formy dokonywania czynności prawnych nie jest nieograniczona. Prawo może ustanowić wymóg zachowania określonej szczególnej formy dla dokonania czynności prawnej. Uzasadnieniem dla takiego odstępstwa od reguły jest[2]:

• Konieczność potwierdzenia, że czynność została dokonana;
• Ochrona podmiotu przed nieprzemyślanymi decyzjami i pozostawienie ewentualnej stronie/stronom czasu na dodatkowy „wysiłek", np. na skompletowanie potrzebnych dokumentów, przygotowanie się do dokonania czynności itp.;
• Zakomunikowanie wszystkim, że czynność miała miejsce a więc zagwarantowanie jej jawności wobec osób trzecich, którym być może należy się ochrona ich interesów;
• Ułatwienie kontroli nad czynnościami prawnymi (czyli zabezpieczenie interesu społecznego);
• Uzyskanie fachowej porady;
• Ewentualne zabezpieczenie dowodów.

Najważniejsze, uregulowane w polskim prawie cywilnym rodzaje form szczególnych to:

• Zwykła forma pisemna;
• Poświadczenie daty;
• Poświadczenie podpisu;
• Akt notarialny;
• Forma elektroniczna kwalifikowana.

Cała problematyka form oświadczeń woli to dość skomplikowany problem, który wymaga osobnej analizy. Stanowi jednak punkt wyjścia i podstawę dla rozważań o formie umowy, która jest przecież czynnością prawną.

SWOBODA WYBORU FORMY UMOWY

Biorąc pod uwagę wyrażoną w art. 60 K.C. zasadę swobody formy czynności prawnej, należy przyjąć, że także umowa w świetle obowiązującego prawa może być zasadniczo zawarta w dowolnej formie.

Zasada swobody umów głosi, że strony zawierające umowy mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Jako wyjątek od reguły, prawo dla dokonania pewnych czynności może zastrzegać obowiązek zachowania określonej formy. Obowiązek ten wynika albo z przepisów albo z zawartej wcześniej przez strony umowy.

Normą ogólną, która odnosi się właśnie do takiej sytuacji, w której złożenie oświadczenia powinno nastąpić nie w dowolnej, ale w szczególnej formie: zwyczajnej albo kwalifikowanej jest art. 73 K.C.:

„§ 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

§ 2. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej".

Przykładem takiej wyjątkowej normy jest także art. 21 ustawy z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych[3], według którego wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiających i dostawców lub wykonawców wymagają formy pisemnej, chyba że ustawa stanowi inaczej.

RODZAJE UMÓW ZE WZGLĘDU NA FORMĘ

Każdy z nas zapytany o formę umowy bez wahania wskaże dokument w formie pisemnej. Jednak często umawiamy się „na słowo", czasami zawieramy umowę (albo po prostu przystępujemy do niej) nawet nic nie podpisując, wysyłając formularz zamówienia w sklepie online, albo nawet, dysponując kluczem certyfikacyjnym, zawieramy umowy w formie elektronicznej, itp.

Podobnie jak w przypadku czynności prawnych, umowa może przybierać zróżnicowane formy.
Do najważniejszych należą:

• forma pisemna (zwykła),

formy kwalifikowane (szczególne):

• forma pisemna z urzędowym potwierdzeniem podpisu,
• forma pisemna z urzędowym potwierdzeniem daty,
• forma aktu notarialnego,
• kwalifikowana forma elektroniczna

Dyskusyjne jest wymienianie umów zawartych w drodze czynności dorozumianych (konkludentnych) i w formie ustnej, ponieważ trudno z nimi wiązać konsekwencje prawne[4].

Zwykła forma pisemna

Przez formę pisemną należy rozumieć utrwalenie oświadczenia woli za pomocą pisma w dokumencie sporządzonym w dowolny sposób i podpisanym przez składającego oświadczenie. Jest on dowodem, że oświadczenie o treści zapisanej w dokumencie zostało przez określoną osobę złożone i że dana czynność prawna została w takiej właśnie formie dokonana. Dowód taki ma o tyle znaczenie, że jest „na piśmie" i trudno zaprzeczyć, iż oświadczenie woli o konkretnej treści zostało złożone (do czego mogłoby dojść, gdyby umowa była „na słowo"). W znaczeniu procesowym pismo to jest dokumentem stanowiącym dowód tego, że osoba, która je podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 k.p.c.).

Problematykę wymaganej przez ustawę formy szczególnej (w tym znaczeniu, że nie dowolnej) w postaci tzw. zwyczajnej formy pisemnej reguluje art. 73§1 K.C.

§ 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

Zgodnie z art. 78 K.C. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli.

Zatem, do zachowania formy pisemnej konieczne jest sporządzenie dokumentu obejmu­jącego treść oświadczenia woli i podpisanie go.

Generalnie dokument nie musi być spisany osobiście przez strony i może być sporządzony ręcznie lub mechanicznie, ale przepisy szczególne mogą to zmienić, np. testament holograficzny musi być własnoręcznie napisany przez spadkodawcę.

Prawo nie określa, jakich materiałów należy użyć, jednak powinny one być zdolne do utrwalenia treści oświadczenia woli (papier, odpowiednio zabezpieczony  i przechowywany  nośnik  elektronicznych  danych, itp.).

Użycie formy pisemnej oznacza użycie znaków graficznych (liter). Kwestię języka dokumentów reguluje ustawa o języku polskim ograniczająca swobodę zastosowania języka w tym względzie[5]. Użycie języka polskiego wymagane jest w obrocie konsumenckim, oraz w aktach działalności podmiotów publicznych. W przypadku, gdy istnieje kilka wersji językowych, podstawową jest wersja polska.

Podpis w prawie cywilnym ma znaczenie, jeżeli jest własnoręczny, stanowi wówczas wiarygodną gwarancję, że pochodzi od danej osoby, indywidualizuje ją, gdyż podpis jest niepowtarzalny jak charakter pisma. Jednocześnie stanowi wskazówkę, że podpisane oświadczenie woli ma charakter ostateczny.

Podpis skrócony, czyli parafa, zwyczajowo wskazuje jedynie akceptację projektu umowy albo przyjęcie do wiadomości propozycji w ramach prowadzonych rokowań i z reguły nie jest uważana za stwierdzenie, że oświadczenie jest ostatecznym stanowiskiem osoby, która je złożyła[6].

Podpis wymaga z reguły umieszczenia imienia i nazwiska, ale możliwe jest zastosowanie tylko nazwiska, a czasem nawet skróconej jego wersji. Umieszcza się go pod tekstem oświadczenia woli, więc każdy tekst pod podpisem nie jest częścią oświadczenia woli.

Tekst oświadczenia woli musi istnieć, nie jest dopuszczalne złożenie podpisu na pustym dokumencie tzw. in blanco (wyjątki w tym względzie przewiduje m.in. prawo wekslowe).

Także inicjały to nie podpis, służą jedynie do złożenia parafy, sygnalizującej, że dokument został przygotowany do podpisu;

Tych cech podpisu własnoręcznego nie ma faksymile[7] ani inny podpis odbity mechanicznym sposobem, podpis na oświadczeniu przesłanym telefaksem, dalekopisem czy radiogramem i jakkolwiek sposoby te są rozpowszechnione w masowym obrocie cywilnoprawnym, to nie są w stanie zastąpić podpisu własnoręcznego, którego wymaga art. 78, chyba że coś innego wynika z wyraźnego przepisu ustawy[8].

Sąd Najwyższy[9] uznał, że podpisanie dokumentu pismem maszynowym nie spełnia wymagania własnoręczności podpisu. O ile wyklucza się dopuszczalność zastąpienia w taki sposób podpisu własnoręcznego we wszystkich wypadkach, w których ustawa wymaga pisemnej formy oświadczenia woli, o tyle w pozostałych wypadkach dopuszczalne jest zastrzeżenie dopuszczalności zastępowania własnoręcznego podpisu faksymile w drodze umowy zawartej przez strony[10].

Wydruk komputerowy nieopatrzony własnym podpisem nie jest dokumentem, ale stanowi podstawę do uprawdopodobnienia, że oświadczenie woli zostało złożone[11].

Istnieją formy zastępcze podpisu, które podpisem nie są, ale wywołują skutki prawne dla niego przewidziane[12].

Zgodnie z art. 79 K.C. osoba nie mogąca pisać, ale mogąca czytać może zamiast podpisu zrobić tuszowy odcisk palca, a obok tego inna osoba wypisze jej imię i nazwisko umieszczając swój podpis. Innym rozwiązaniem jest takie, że zamiast takiej osoby podpisze się inna osoba, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie nie mogącego pisać, lecz mogącego czytać.

Art. 80 reguluje sytuację, gdy osoba nie mogąca czytać musi złożyć oświadczenie woli. Prawo stanowi, że powinno być złożone w formie aktu notarialnego.

W drugiej części artykułu przedstawione zostaną formy kwalifikowane umów, w tym elektroniczna stanowiąca istotne współcześnie novum, zagadnienia formy zastrzeżonej przez strony w umowie oraz skutki niezachowania zastrzeżonej formy.

[1] W. Czachórski, Zobowiązania. Zarys wykładu, Wyd. Prawnicze PWN, Warszawa 1998, s. 102., Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa, C.H. Beck, 1995, s. 215.

[2] Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa, C.H. Beck, 1995, s. 171.

[3] Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych jedn. tekst: Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.

[4] Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa, C.H. Beck, 1995, s. 172.

[5] Ustawa o języku polskim, Dz. U. z 1999 r. Nr 90, poz. 999 z późn. zm. (zwłaszcza w 2004 r. Dz.U. Nr 92 poz. 878 i 2009 r. Dz.U. Nr 161 poz. 1280).

[6] F. Rosengarten: Parafa a podpis, Pal. 11/73, s. 68.

[7] http://pl.wikipedia.org/wiki/Faksymile; http://portalwiedzy.onet.pl/113864,,,,faksymile,haslo.html
faksymile (ang. facsimile ‘kopia, odpis' z łc. fac simile ‘czyń podobnie' od facere ‘czynić' i similis, -e ‘podobny') 1. wiernie, ręcznie lub fotograficznie, odtworzony rękopis. 2. pieczątka odwzorowująca czyjś podpis. Także podobizna czytelnego, odręcznego podpisu, umieszczona na awersie dowodu osobistego i pieczęć zastępująca odręczny podpis osoby sprawującej wysoką funkcję. Używana często w jednostkach szkół wyższych wydających dokumenty w imieniu rektora lub dziekana jak i w urzędach państwowych wydających dokumenty w imieniu wysokich urzędników państwowych (prezydenta, premiera, ministra, ambasadora, itp.).Służy ona głównie do sygnowania codziennej 'poczty' czyli pism przychodzących do jakiegoś urzędu, podczas cedowania ich, czyli przekazywania do załatwienia przez poszczególne referaty lub jednostki. W praktyce oznacza to sygnowanie przez pracowników biur na przykład w ministerstwach mało istotnych pism 'za szefa'. Faksymiliami są podpisywane na przykład indeksy wyższych uczelni. Rektor nie byłby w stanie własnoręcznie podpisać często kilkudziesięciu tysięcy takich dokumentów.

[8] S. Dmowski [red.], Komentarz do Kodeksu cywilnego. Księga I, część ogólna, Wyd. LexisNexis, Warszawa 2003, s. 296 i nast.

[9] Wyrok z 8 maja 1997 r., II CKN 157/97 (niepubl.).

[10] S. Dmowski [red.], Komentarz do Kodeksu cywilnego. Księga I, część ogólna, Wyd. LexisNexis, Warszawa 2003, s. 296 i nast.

[11] Tamże.

[12] Z. Radwański, Prawo cywilne - część ogólna, Warszawa, C.H. Beck, 1995, s. 173.

Autor: Magdalena Katana